Mkutano Wa Mtindo Wa Kufundisha. Siri Za Ufanisi Wa Mawasiliano Ya Biashara

2024 Mwandishi: Harry Day | [email protected]. Mwisho uliobadilishwa: 2023-12-17 15:54

Wakati mmoja, kama mkuu wa novice wa idara ya wafanyikazi katika uzalishaji, nilikuwa nikingojea kwa hamu mkutano wa kwanza wa usimamizi wa mmea. Nilifikiria jinsi timu ya usimamizi ingefanya kazi kwa faida ya timu.

Msimamizi wangu, mkaguzi wa idara ya wafanyikazi, ambaye alifanya kazi hapa kwa karibu miaka 50, hakushiriki matarajio yangu mazuri. "Usishangae kwamba idara ya wafanyikazi italaumiwa kwa shida zote za mmea. Usifadhaike na hali hii ya mambo, viongozi wanahitaji kuacha hasira na kupata wale walio na hatia. Na muundo wa mkutano huo utakuwa kama soko kuu kuliko mkutano ulioandaliwa wa wenzao ambao wanahitaji kufikia uamuzi wa pamoja."

Kwa kweli, mkutano huo ulinigusa na ukosefu wa ujenzi. Wote walizungumza kwa vitendo kwa wakati mmoja, bila kusikia kila mmoja na bila kukumbuka ajenda. Kama matokeo, maswala ya "kuchoma" yalibaki hayajasuluhishwa, na wakati wote ulitumika kuzungumzia habari zisizo na maana. Miaka 10 imepita tangu wakati huo, lakini, kulingana na mameneja kutoka kwa kampuni anuwai, mikutano kama hiyo bado inafanyika.

Ninaweza kupendekeza nini kama mkufunzi kuweka mikutano yenye kujenga na yenye ufanisi? Fikiria ombi na utafute njia bora za kutekeleza. Kwanza, chambua ikiwa unahitaji kufanya mkutano au unaweza kufanya na aina nyingine ya mawasiliano ya ndani?

Wakati wa kufanya mkutano?

1. Kuna haja ya majadiliano ya timu ya shida au kazi

2. Inahitajika kushiriki habari muhimu na timu na kusikia maoni ya wanachama wake juu ya jambo hili.

3. Unataka kukusanya idadi kubwa ya maoni na maoni juu ya suala muhimu

4. Kuna shida inayoathiri malengo ya walio chini yako.

5. Je! Unajua kwamba timu ingetaka kukusanyika pamoja na kwa pamoja kutatua shida, wakati huo huo inasambaza jukumu la utekelezaji wake

Je! Haupaswi kufanya mkutano lini?

1. Ni busara kutumia zana zingine za mawasiliano bila kupunguza utendaji

2. Kazi ni ya haraka / muhimu, na ucheleweshaji wa kusuluhisha inaweza kuwa ghali sana

3. Swali ni la kibinafsi sana kuileta kwa majadiliano ya umma

4. Hakuna muda wa kutosha kuandaa na kuendesha mkutano

5. Unataka kutumia mkutano kama nyenzo ya kumwadhibu mtu kutoka chini

Pointi zote kumi zinaweza kufupishwa kwa sentensi moja. Fanya mkutano wakati kuna haja ya kufanya kazi kwa pamoja na usifanye mkutano ikiwa hakuna hitaji kama hilo.

Vidokezo 10 vya mikutano yenye ufanisi

Lengo. Kuamua mwenyewe kwa sababu gani unahitaji kuandaa mkutano? Je! Ni matokeo gani na unataka kupata fomu gani mwishoni mwa mkutano? Je! Kuna maamuzi ya kufanywa? Ni shida gani zinaweza kutokea na jinsi ya kuzipunguza? Je! Malengo ya washiriki wa mkutano yanafanana / yanatofautiana? Je! Migogoro ya malengo inawezekana? Kwa uangalifu zaidi hatua ya kwanza inafanywa, upinzani mdogo utatokea wakati wa mkutano

Washiriki. Muundo wa washiriki wa mkutano huundwa kulingana na malengo yake. Alika wale watu ambao wanaweza kutoa mchango muhimu sana katika majadiliano ya maswala ya mkutano. Jaribu motisha yako ya kuajiri kikundi cha kazi, je! Unageuza mikutano kuwa ukumbi wa michezo wa muigizaji mmoja (wewe mwenyewe)? Je! Ni safu hii kweli ambayo itakuwa na tija? Inastahili kubadilisha muundo wa washiriki kila wakati, na kuijenga kibinafsi kwa kila mkutano. Hii itasaidia meneja epuka mienendo ya kawaida ya kikundi

Umbizo. Chagua muundo bora wa mkutano kulingana na majukumu yako. Ikiwa unahitaji, kwa mfano

1) ifahamishe timu juu ya ubunifu

Fanya "mkutano - ujumbe wa habari". Kazi ya mkutano kama huo ni kuwajulisha washiriki iwezekanavyo juu ya mabadiliko yanayokuja, lengo ni kupunguza upinzani. Zana nzuri ya kusaidia kiongozi itakuwa uchambuzi wa SWOT.

2) weka kazi na wape majukumu

"Utaratibu wa mkutano". Muundo uliopangwa sana na wazi, udhibiti wa hali hiyo, lengo ni kusambaza jukumu na washiriki kwa uhuru. Hii itapunguza kiwango cha maagizo ambayo inaweza kuingiliana na utendaji bora wa majukumu.

3) fikia uamuzi wa kawaida

Panga "mazungumzo ya mkutano" wakati ambao unasikiliza maoni ya washiriki wote. Mkakati wa mkutano wa kushinda-kushinda, jukumu la kiongozi ni msimamizi. Zana za muundo huu ni mawazo, uchunguzi wa nafasi nyingi, uchunguzi na kadi, mpango wa uchambuzi wa shida, n.k.

Mpango wa Uchambuzi wa Tatizo, T. Edmüller

4) unganisha kutatua shida

Mkutano wa upatanishi ni muundo bora wa mkutano kama huo. Ni muhimu sana kupata msimamizi ambaye anafurahia mamlaka ya timu. Kiongozi anaweza kuwa chaguo bora kila wakati. Ni bora zaidi kumwalika mtaalam wa nje (mpatanishi, mkufunzi, mshauri)

5) kukusanya maoni

"Mkutano - Kujadiliana" itakuwa 100% suluhisho bora katika kesi hii. Jambo kuu katika muundo huu ni kufuata sheria na hesabu ya bongo. Na pia, dumisha mazingira ya uwazi na urahisi, ukikumbuka kuwa ukosoaji unaua ufanisi wa mikutano kama hiyo

6) kuboresha uwezo

"Mkutano-kujifunza". Fomati hii inamruhusu kiongozi kutenda kama mkufunzi au mkufunzi. Shiriki habari muhimu na wasaidizi, jadili na upange jinsi utakavyotekeleza katika utendaji wa kila siku. Upataji mzuri kwa mameneja itakuwa mikutano ya dakika 30 mara kadhaa kwa wiki / mwezi, iliyoandaliwa na wao haswa kwa ukuzaji wa wasaidizi. Uwezo mmoja - mbinu moja ya maendeleo - mpango wa utekelezaji ni algorithm mbaya kwa mikutano kama hiyo

Mahali. Ambapo utakutana na timu yako imedhamiriwa na kusudi na muundo wa mkutano. Muundo wa mafunzo na "mikutano ya upatanishi" inaweza kuhitaji vyumba vya ukubwa na vifaa tofauti. Fikiria juu ya hii mapema. Inahitajika pia kwamba wahudhuriaji wanaweza kuonana na kuweza kuwasiliana kwa macho na kiongozi wa mkutano

Panga. Mpango wako wa mkutano unapaswa kuwa wa maandishi. Kwa kweli, hii ni ajenda ambayo inajumuisha vitu vifuatavyo

- tarehe, saa, eneo

- kusudi la mkutano

- maswala ya kujadiliwa

- matokeo unayotaka ya mkutano na fomu yake

- muundo

- mwanzilishi na ni nani anayefanya mkutano

- orodha ya washiriki, pamoja na wale walioalikwa kutoka nje

Tuma mpango wa mkutano kwa washiriki wa mkutano, wanaweza kutaka kuongeza maswali yao. Ili kuokoa wakati, unaweza kutatua maswala kadhaa katika mkutano mmoja

Kanuni. Kanuni za kimsingi za kufanya mikutano zimewekwa na timu na zinaweza kutofautiana kutoka mkutano hadi mkutano. Lakini kuna sheria za kudumu, kama vile kufuata nyakati, makubaliano juu ya watoa maamuzi, vizuizi vilivyowekwa na sera ya kampuni, makubaliano juu ya usimamizi wa mizozo, n.k

Itifaki. Hii ni aina ya muhtasari wa mkutano, ambao unaelezea mambo yote kuu. Imeandaliwa na katibu wa mkutano, kulingana na maelezo yaliyotolewa wakati wa mkutano. Dakika hizo zimesainiwa na kiongozi, katibu wa mkutano, na pia na washiriki muhimu (wale walioonyeshwa katika mpango wa utekelezaji). Nakala ya dakika hutumwa kwa washiriki wote wa mkutan

Wakati. Usimamizi wa wakati ni moja ya mambo muhimu ya ufanisi wa mkutano. Daima anza mkutano kwa wakati uliowekwa, kwa sababu baadaye hautaweza kufikia wakati. Weka muda muafaka kwa vidokezo vyote kwenye mpango na uangalie utekelezaji wao. Fuata sheria ya 60x20x20:

Tumia 60% ya wakati wako kwenye maswala ya haraka / muhimu.

Acha 20% ya wakati kwenye mada ambazo hazijatarajiwa na ghafla unaibuka maswali ya dharura

Tenga 20% ya wakati kwa kile kinachoitwa. mahitaji ya kijamii - mapumziko, chakula cha mchana, kuongea, nk.

Mwisho. Ili kumaliza mkutano vizuri, angalia kazi ya pamoja. Kumbuka kile timu imefanikiwa, pitia hoja za mpango uliotengenezwa, hakikisha kwamba kila mtu aliyepo anaelewa na anaunga mkono kile kilichopangwa. Mwisho wa mkutano, toa taarifa ya muhtasari ambayo itatumwa kwa washiriki wote wa mkutano, pamoja na wale ambao hawapo. Rekodi ndani yake orodha ya washiriki, maswali kuu ya majadiliano, maamuzi yaliyotolewa, mpango wa utekelezaji na wale wanaohusika na kila moja ya nukta zake, tarehe za mwisho, vidhibiti, tarehe ya mkutano uja

Udhibiti. Hali wakati kila kitu kinamalizika na mkutano sio kawaida. Ili kuchukua hatua, unahitaji hamu na motisha, na pia udhibiti wa utekelezaji wa maamuzi. Fafanua vidokezo vya kudhibiti na wale wanaohusika nayo moja kwa moja kwenye mkutan

Ugumu wa kufanya mikutano

1. Migogor

Wakati wa mikutano, hali za mizozo mara nyingi huibuka. Wakati mwingine huibuka sana hivi kwamba mkutano unageuka kuwa mtiririko wa mashtaka ya pamoja na mashambulio ya kibinafsi. Je! Meneja anapaswa kufanya nini katika kesi hii?

- Kuahirisha majadiliano ya suala lenye utata na usuluhishe baadaye, katika mfumo wa mkutano huu. Kufikia wakati huo, shauku zitapungua na washiriki wataweza kujielezea vyema.

- Tafsiri suluhisho la shida katika muundo wa mtu binafsi na kukutana na pande zinazopingana nje ya mkutano mkuu

- Rekebisha swali na mwalike kulizingatia kwenye mkutano ujao

- Toa maelewano

2. Vizuizi vya mawasilian

Ushauri, vitisho, ukosoaji, shutuma, "kugundua" na uwekaji alama, mapendekezo, maagizo, picha na maneno ya kawaida zinaweza kuwa kikwazo kwa mkutano. Vikwazo vya mawasiliano husababisha upinzani na kupinga. Ni muhimu kwa kiongozi kugundua vitu kama hivyo na kuvuta hisia za washiriki wa kikundi kinachofanya kazi kwao. Ili kuondoa vizuizi kwa mawasiliano, tengeneza sheria ya ziada ya kazi katika suala hili. Na pia kuboresha utaratibu wa mawasiliano ya timu

3. Makos

Ubaya na makosa katika kufanya mikutano inaweza kuzingatiwa katika kampuni yoyote. Ya kawaida ni:

- kutofuata malengo yaliyowekwa

- kutofuata kanuni

- ukosefu wa habari kwa washiriki wa mkutano

- kushikilia wafanyikazi katika wakati wenye tija zaidi

- shinikizo kutoka kwa kichwa au kinyume chake, kupitisha na kufahamiana

- kutochukua hatua kufuatia mkutano

Mikutano yako inaweza kuwa rasilimali muhimu ya usimamizi au shimo nyeusi ambayo wakati huyeyuka bila athari. Chaguo ni lako.